会计档案是存储在外部介质 (如卡片、磁带、磁碟等) 上的一类或几类会计记录的集合。会计记录是会计业务中若干相关数据项目按一定规则的排列，它是电子数据处理会计系统中具有独立逻辑含义的最大可存取单位。一类或几类会计记录按一定的组织形式存储在适当的外部介质上，就构成了一个会计档案。